Факсимиле на первичных документах. Однако каким бы удобным не было использование факсимиле, не следует забывать о законодательных требованиях оформления документов. Цель статьи выяснить, какие есть ограничения в использовании факсимиле при составлении первичных документов. Елена УВАРОВА, юрист Издательского дома Фактор Вы и подпись мою за меня ставить будете Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина факсимиле. В качестве ориентира, как правило, используют определения факсимиле, приведенные в словарях. Наш материал об ограничениях на применение факсимильной подписи. Например, нужно подписать срочный приказ о направлении. Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером. Например, в толковом словаре С. Шведовой факсимиле определено как точное воспроизведение рукописи документа, подписи, изображения клише, воспроизводящее такую подпись, изображение. Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов. В свою очередь, подпись в общепринятом значении определяется как уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека. Такое понимание практически совпадает с приведенной в п. ГСТУ 4. 16. 3 2. Требования к оформлению документовхарактеристикой подписи как реквизита документа. В соответствии с ней подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной на документе, напечатанном на бланке, личной подписи, инициала ов и фамилии. Из общепринятого понимания термина факсимиле исходят и суды. В частности, в одном из судебных решений указывается, что по своему определению факсимиле это точное воспроизведение какого либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Приказ На Использование Факсимильной Печати Образец' title='Приказ На Использование Факсимильной Печати Образец' />Факсимиле приравнивается к собственноручной оригинальной подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу определение Харьковского апелляционного административного суда от 0. Попробуем ответить на этот вопрос исходя из требований к оформлению первичных документов. Факсимиле личная подпись Закон о бухучете называет обязательные реквизиты первичных документов более подробно см. Среди них личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции ч. Данное требование более подробно раскрыто в п. Положения. В соответствии с ним документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения. Как видим, по общему правилу, первичный документ для целей бухгалтерского учета может быть подписан с применением факсимиле. Однако государственные органы высказываются по этому поводу более категорично, настаивая на том, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа. Для обоснования такого вывода ссылаются на ч. ГКУ, согласно которой использование при совершении сделокфаксимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Например, письма Минюста от 1. ГКУ, и на п. 2. 5 Положения. Этот же аргумент в последующем использовал Нацбанк в письме от 3. Напомним, согласно ч. ГКУсделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает некое волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт например, акт приемки передачи, товарная накладная, он не охватывается определением сделки. Кроме того, следует учитывать, что в специальном нормативном акте может содержаться прямой запрет на применение факсимиле. В этом случае дискуссии по поводу правомерности факсимиле на первичном документе быть не может в табл. Безусловно, прямое указание на возможность использования факсимиле при оформлении первичных документов также позволит избежать споров см. Например, согласно абзацу второму п. Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 2. Использование факсимиле не допускается п. Глава 1 раздела III Кассовые операции банков с клиентами Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 1. Чек заполняется чекодателем собственноручно либо с использованием технических средств. Не разрешается внесение в чек исправлений и использование вместо подписи факсимиле абзацы второй и третий п. Банк эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек либо реестр чеков заполнены с нарушением требований этой главы либо есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле п. Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 2. Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, покупку и продажу иностранной валюты либо банковских металлов, утвержденное постановлением правления НБУ от 0. Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 2. Подписи скрепляются печатью от имени физических лиц собственноручно указанным физическим лицом либо уполномоченным им лицом, с указанием индивидуального идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц плательщиков налогов и других обязательных платежей, и паспортных данных векселедателя трассанта. Подпись скрепляется печатью в случае ее наличия абзац третий ч. Закон Украины Об обращении векселей от 0. Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 2. Гражданский кодекс Украины. Но есть и более спорные ситуации. Из приведенных выше положений Закона обухучете и Положения. Поэтому можно сделать следующий вывод если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 2. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента уполномоченного лица и оттиском его печати при наличии. В этом случае использование факсимиле неуместно, хотя не исключено, что суды будут более либеральны в своих суждениях и укажут на одинаковую юридическую силу личной подписи и подписи с применением факсимиле. В целом суды достаточно лояльно относятся к возможности использования факсимильной подписи. Приведем примеры из судебной практики. Так, в определении от 1. ВАСУ признал возможность использования факсимиле при оформлении актов приема передачи как первичных документов. Факсимиле ключевые аспекты использования. Статьи по теме. Процедуру подписания документов можно оптимизировать распределением полномочий и предоставлением права подписи заместителям руководителя, иным работникам в соответствии с их компетенцией или использованием факсимильного воспроизведения подписи руководителя ейработников. Или напротив руководитель с недоумением смотрит на стопку документов, которую должен подписать, и резонно интересуется нельзя ли как то оптимизировать этот процесс. Каков порядок изготовления факсимиле Как учитывается факсимиле Каковы основные виды документов, в которых запрещено использование факсимиле Как хранить и уничтожать факсимилеЧитайте также Где можно использовать простую электронную подпись без проблем Определение факсимиле. В законодательстве понятие факсимиле не определено, и единственным документом, регламентирующим возможные случаи его применения, является Гражданский кодекс Российской Федерации ГК РФ Обратившись к словарям, находим следующие определения факсимиле Факсимиле от лат. Это может быть сделано с помощью издания локального нормативного акта приказа об использовании факсимиле или отдельного положенияинструкции о факсимиле. Издание отдельного положенияинструкции о факсимиле более предпочтительно в крупных компаниях с большим документопотоком, разнообразным видовым составом документов, наличием факсимиле не только у первого лица, но и у других работников. Эти факторы диктуют потребность наиболее детально прописать основные принципы работы с факсимиле, в частности Порядок изготовления факсимиле. Порядок учета факсимиле. Порядок использования факсимиле включая основные виды документов, на которых может проставляться факсимиле, и перечень лиц, ответственных за изготовление, проставление, хранение факсимиле. Порядок хранения факсимиле. Порядок передачи факсимиле. Порядок уничтожения факсимиле. Ответственность за нарушение установленного порядка работы с факсимиле. Рассмотрим подробнее каждый из пунктов. Порядок изготовления факсимиле. Устанавливая порядок изготовления факсимиле, нужно определить кто занимается изготовлением факсимиле должностное лицо или структурное подразделение процедуру согласования образца факсимиле. Обязанность по организации изготовления факсимиле обычно возлагается на службу документационного обеспечения, которая размещает заказ в штемпельно граверных предприятиях. Для изготовления качественного факсимильного воспроизведения подписи руководителю необходимо расписаться несколько раз на чистом листе бумаги, из нескольких вариантов выбирается наиболее предпочтительный образец для факсимиле. Размер личной подписи должен совпадать с желаемыми размерами факсимильного изображения. В настоящее время преимущественно изготавливаются факсимиле с автоматической оснасткой, обеспечивающей быстрое проставление хорошо различимого печатного оттиска на большом количестве документов. Учет факсимиле. Следующим этапом при работе с факсимиле является его учет в специальной форме журнале учета. Если в организации используется небольшое количество факсимиле например, только первого лица, учет факсимиле может вестись в журнале учета печатей и штампов организации пример 1. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и соглашением сторон. Таким образом, ГК РФ определяет два условия использования факсимильной подписи Если такая возможность напрямую предусмотрена законом. Наличие согласия всех сторон сделки. При этом стороны могут отразить условие об использовании факсимиле в тексте договора либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между организациями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, поскольку в соответствии с п. ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. Само соглашение об использовании факсимиле обязательно должно быть подписано собственноручно. Кроме того, в целях минимизации рисков рекомендуется Включить в соглашение об использовании факсимиле таблицу с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц и образцами оттисков их факсимиле. Пример 3. 5. 1. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи воспроизведенное механическим способом с использованием клише уполномоченных лиц в соответствии с нижеуказанными образцами Сторона. Должность,И. О. Фамилия. Образец собственноручной подписи. Образец факсимильного воспроизведения подписи. Драйвера На Веб Камеру Асус К50ij. ОАО ИмпериалГенеральный директор. И. В. Калинин. Калинин. Калинин. ООО ПространствоДиректор по продажам. Е. А. Катина. Катина. Катина. Четко определить в тексте соглашения случаи использования факсимиле. Пример 45. 2. Стороны допускают использование факсимильного воспроизведения подписи на следующих документах  на дополнениях, спецификациях, приложениях к настоящему договору  на письмах, извещениях, справках, заверенных копиях документов. Стороны признают одинаковую юридическую силу собственноручной подписи и факсимильного воспроизведения подписи уполномоченных лиц. Пример 5Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения. Обозначить, в какие сроки и каким образом стороны информируют друг друга о заменеутере факсимиле. Пример 65. 3. Стороны обязуются письменно проинформировать друг друга в двухдневный срок в случае заменыутери факсимиле с последующим заключением дополнительного соглашения. Помимо заверения договорных документов, факсимиле также может использоваться для проставления на оригиналах исходящих писем при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле заверения визовых экземпляров отправляемых документов в том числе исходящих писем заверения копий документов проставления на поздравительных открытках, адресах, приглашениях, дипломах, благодарностях, почетных грамотах. Как правило, проставление факсимиле осуществляется только при наличии подписанного подлинника документа. Но имеет место также практика проставления факсимиле на подлинники документов при условии наличия соглашения сторон при использовании факсимиле во внешних контактах четкого определения круга вопросов и документов, на которые допускается проставление факсимиле внутри организации. Кроме того, в нормативный документ, регламентирующий работу с факсимиле, рекомендуется включить пункт, позволяющий проставить факсимиле при определенных условиях и обстоятельствах например, форс мажорные обстоятельства, при которых по согласованию с руководством допускается проставление факсимиле. Пример 7Допускается проставление факсимиле ответственным лицом на иных документах по прямому устному указанию. Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается Положение о правилах осуществления перевода денежных средств утв. Банком России 1. 9. Возможность использования факсимиле постановлением не предусмотрена. Судебная практика также указывает на запрет использования факсимиле на таких документах информационное письмо Президиума ВАС РФ от 2. Гражданского кодекса Российской Федерации гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т. Трудового кодекса Российской Федерации от 3.